Manual de AERO HR
Qué hace cada parte, en qué orden se usa y qué esperar de cada pantalla. Escrito para leerse de corrido la primera vez y para buscar cosas después.
El módulo no está en internet: corre en tu computadora. Por eso hay que encenderlo antes de usarlo.
Se abre una ventana negra y el navegador solo. Esa ventana es el servidor: mientras esté abierta, el módulo funciona.
AERO HR.batSe puede escribir a mano en cualquier navegador de esta misma computadora.
http://localhost:8900No pasa nada si se cierra: lo que registraste queda guardado. Solo deja de estar disponible hasta que lo vuelvas a abrir.
Todo el módulo está ordenado alrededor de esto. Una persona entra por la izquierda y sale por la derecha, y en cada paso el sistema arrastra lo que ya sabe para no volver a preguntarlo.
El jefe del área levanta una requisición y dice por qué la necesita. Se aprueba o no.
Selección › RequisicionesCon su enlace público y su código QR para imprimir. Quien postula llena un formulario que incluye el consentimiento de datos personales.
Selección › Publicar una ofertaFiltro, llamada, pruebas, entrevistas. Cada etapa es un momento donde alguien decide algo, y queda anotado qué pasó.
Selección › Postulaciones · El procesoPersonalidad, integridad y aptitudes. Se le manda un enlace, rinde desde su teléfono y el resultado llega aquí.
Selección › Pruebas y evaluacionesCon la ficha que él mismo llenó al postular. No se le vuelve a pedir nada.
Selección › El proceso → IngresosLos documentos habilitantes, la fecha de ingreso y el tipo de contrato. El contrato se escribe solo con los datos de la persona y de la empresa.
Ingresos de personalAhí se crea en Personas, con su vínculo y su contrato en el expediente. Si ya trabajó antes aquí, no se duplica: se le agrega el vínculo nuevo.
Ingresos › ConfirmarCobra en la nómina, acumula vacaciones, puede recibir llamados de atención, se le evalúa y se le capacita. Todo eso queda en su ficha.
Personas · Nómina · Vacaciones · LlamadosSe registra la salida con su motivo y se calcula el finiquito: décimos proporcionales, vacaciones no gozadas y, si corresponde, desahucio o indemnización.
Salidas de personal › FiniquitosSelección de personal
Desde que alguien pide una persona hasta que la eligen.
- Requisiciones · quién pide, por qué y quién lo aprueba.
- Publicar una oferta · el aviso, su enlace público y el QR para imprimir.
- Postulaciones · las que llegan solas por el enlace y las que se cargan a mano.
- El proceso · el tablero por etapas, con el embudo de cuánta gente llegó a cada una.
- Pruebas y evaluaciones · la batería, los envíos y los resultados.
Pruebas y evaluaciones
Cinco pruebas propias, 123 preguntas en total. Se manda un enlace por prueba, la persona la rinde desde donde esté y el resultado vuelve aquí.
- Personalidad · cinco grandes · 50 frases. Apertura, responsabilidad, extraversión, amabilidad y estabilidad emocional.
- Integridad y confiabilidad · 32 frases en cuatro dimensiones, más una escala de control que detecta a quien contesta para quedar bien.
- Habilidad numérica · 15 problemas del oficio: descuentos, comisiones, cuadre de caja, metas.
- Comprensión verbal · 14 de vocabulario y de entender lo que se lee.
- Razonamiento abstracto · 12 series lógicas.
- Baterías · conjuntos por tipo de puesto. Un clic genera todos los enlaces.
Ingresos de personal
Lo que todavía no pasó: quien está en contratación y quien ya tiene fecha. El día que entra, deja esta pantalla y vive en Personas. Por eso normalmente está en cero.
- Documentos habilitantes, marcados uno por uno.
- El contrato se genera solo con los datos de la persona y de la empresa, incluido el monto en letras.
- El anuncio de llegada se ve antes de publicarlo.
- Al confirmar, la persona se crea en Personas.
Personas
La carpeta digital de cada quien: hoja de vida, documentos, expediente, a quién le reporta y todo lo que le ha pasado en la empresa.
- Bajar en Excel · el listado completo con 31 columnas, más una hoja con el resumen de qué datos faltan.
- Fotos · se cargan muchas de una vez; el archivo debe llamarse como la cédula.
- Homologar instrucción · deja el nivel de estudios escrito igual en todas las fichas. Muestra qué va a cambiar antes de aplicarlo.
- Completar fichas · a quién le falta qué, para perseguirlo.
Estructura y compensaciones
El catálogo de cargos deja de ser texto libre y pasa a ser una cosa con banda salarial, perfil y dotación.
- Cargos por área · se despliegan al tocar el área.
- Bandas salariales · cuánto se puede pagar en cada puesto, y quién está fuera.
- Dotación · qué le toca a cada puesto: celular, computadora, uniforme, EPP, viáticos.
- Mapa de dotación · como el mapa de racks de la bodega, pero de personas. Cada casilla es una plaza: negra si está ocupada, roja si está vacía.
- Áreas · se fusionan las que están escritas de varias formas.
Nómina
El módulo más grande. Tiene su capítulo aparte más abajo.
Vacaciones
Cuánto le debe la empresa a cada quien, en días y en dinero.
- Los saldos arrancaron del Excel que usabas; de ahí en adelante todo se administra aquí.
- 15 días al año, y un día más por cada año a partir del quinto, hasta 15 extra.
- La provisión se revalúa con el sueldo de hoy: si alguien sube de sueldo, sus vacaciones valen más.
- Solicitudes · lo que va a llegar solo desde el Portal cuando exista.
Llamados de atención · Trabajo social · Evaluación · Capacitación
- Llamados · atrasos, faltas y memos, con su multa. Van solos al rol del mes.
- Trabajo social · subsidios y permisos médicos, episodio por episodio.
- Evaluación · desempeño, con su historial.
- Capacitación · cursos, asistentes y certificados.
Salidas y finiquitos
- La salida se registra con su motivo y su fecha.
- El finiquito calcula décimos proporcionales, vacaciones no gozadas y, según el motivo, desahucio (25% por año completo, desde el año) o indemnización.
- Hay un simulador para ver cuánto costaría antes de decidir.
Reportes y tablero
- Cumplimiento normativo · la cuota del 4% de discapacidad y la de pasantes, con cuánto falta. Se calcula sobre los contratos indefinidos, no sobre toda la nómina.
- Quiénes somos · género, edad, instrucción, antigüedad, provincia, contrato.
- Rotación · sin contar las salidas de eventuales, que terminaron porque tenían que terminar.
- Todos los números se abren y muestran quiénes son las personas detrás.
- Armar un reporte escribiéndolo · se escribe lo que se necesita y el sistema lo interpreta. Dice qué entendió y qué no, y lo baja en Excel.
Configuración
- Las etapas de selección y de ingreso, que se prenden y se apagan.
- Qué documentos se piden al ingresar.
- La plantilla del contrato y la del anuncio de llegada, con sus variables.
- El representante legal que firma por cada empresa.
- El respaldo · descargar todo lo registrado, y volver a cargarlo.
La nómina no es un botón que calcula: es un proceso con fecha de corte, con áreas que mandan lo suyo y con aprobaciones. Está armado en cinco pasos.
Hasta la fecha de corte, cada área manda lo suyo. Las novedades entran por dos caminos que se usan juntos:
- Lo que el sistema ya sabe · bonos fijos de la ficha, vacaciones aprobadas, subsidios registrados y multas de llamados. Un botón lo junta.
- Lo que llega de afuera · horas extra, comisiones, préstamos del IESS, Supermaxi, renta. Va por la plantilla de Excel que el propio sistema genera, con listas desplegables: se escoge el concepto y la persona, y el código, la cédula y la unidad se llenan solos.
Lo que no cabe en ninguna carga: una colecta, un reembolso, la corrección de un error del mes pasado. Cada uno va atado a un rubro, para que después se sepa si fue ingreso o egreso. Se puede hacer a una persona o a muchas de una vez.
Con todo lo recibido y aprobado. El sistema calcula sueldo prorrateado, horas extra con la hora de cada quien, IESS según la jornada, décimos, fondos de reserva y provisiones.
Los subtotales del período y el detalle por rubro. Solo salen los rubros que movieron plata: los que quedaron en cero se cuentan aparte para que no llenen la tabla.
El asiento contable listo para exportar, cuadrado al centavo. Al registrar, el período se cierra y pasa al histórico.
«No se puede acceder a este sitio»
El servidor está apagado. Doble clic en AERO HR del Escritorio y vuelve a intentar. Si la ventana negra se cerró sola, ábrela de nuevo.
Veo una pantalla vieja, o un cambio que pedí no aparece
Mira el número de versión arriba. Si no subió, el navegador te está mostrando una copia guardada: pulsa Ctrl + Shift + R una vez y se arregla.
Una pantalla sale vacía o a medias
Casi siempre es que no hay una empresa escogida arriba. Escoge Fashion Club o Tempo.
El Excel no se descarga
La primera vez necesita internet para bajar una librería. Con conexión funciona y después ya no la vuelve a pedir.
Quiero empezar de cero
En Configuración hay un botón para borrar todo lo registrado. Descarga el respaldo antes: no hay vuelta atrás.
Dicho aquí para que no se pierda y para que nadie suponga que ya funciona.